La Bibliothèque Commémorative Pettes Memorial Library (« Pettes ») est soumise à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Pettes s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité des informations personnelles de ses membres et donateurs conformément aux principes applicables à la protection des informations personnelles.

Cette politique de confidentialité décrit comment Pettes collecte, utilise, stocke et communique des informations personnelles dans le cadre de ses activités commerciales. La politique de Pettes évoluera au fil du temps pour refléter les changements apportés à la gestion des informations personnelles, pour se conformer aux lois applicables et pour démontrer sa transparence envers ses membres et donateurs.

CONSENTEMENT 

La Bibliothèque Commémorative Pettes Memorial Library ne collecte et n'utilise des informations personnelles qu'avec le consentement des individus conformément à la loi. En accédant, visitant ou utilisant le site Web de Pettes (www.pettes.ca) ou les applications mobiles associées, vous acceptez les conditions de cette politique.

INFORMATIONS PERSONNELLES - DÉFINITION 

Par informations personnelles, nous entendons toute information concernant un individu et qui permet, prise individuellement ou en combinaison avec d'autres informations, de les identifier.

RESPONSABILITÉ ET OBLIGATION

Pettes est responsable des informations personnelles qu'elle collecte, y compris des informations personnelles communiquées à des tiers à des fins administratives, de traitement ou de maintenance. Le directeur de Pettes veille au respect de cette politique pour répondre aux exigences suivantes :

1. Désigner une personne responsable de la protection des informations personnelles ;
2. Établir des politiques et des pratiques de gouvernance en ce qui concerne les informations personnelles ;
3. Signaler les incidents de confidentialité au conseil d'administration, impliquant des informations présentant un risque grave de préjudice, et les enregistrer dans un registre des incidents de confidentialité ;
4. Assurer la transparence dans la collecte et l'utilisation d'informations personnelles ;
5. Garantir un consentement clair, libre et éclairé dans l'utilisation et le traitement des informations personnelles.

OBJECTIFS DE COLLECTE ET D'UTILISATION 

Pettes collecte des informations personnelles pour diverses raisons, notamment :

• Suivi des demandes des membres ;
• Sollicitation de dons ;
• Traitement et comptabilisation des dons effectués et émission de reçus de bienfaisance ;
• Achèvement de l'inscription pour l'adhésion, un événement ou une activité de collecte de fonds ;
• Gestion des ressources humaines et des accords de service ;
• Assurer le fonctionnement et la maintenance complète du site Web et des comptes de médias sociaux (par exemple, Facebook, Instagram, Mailchimp) de Pettes, y compris la satisfaction des demandes de service et d'information des membres et/ou donateurs, répondre aux commentaires et questions et fournir un support aux utilisateurs du site Web et des comptes de médias sociaux ;
• À des fins statistiques de comprendre et analyser les tendances d'utilisation et les préférences de nos membres et donateurs, améliorer le site Web et les comptes de médias sociaux, et créer de nouveaux produits, services, fonctionnalités et actualités ;
• À des fins administratives ou marketing conformément aux lois applicables relatives aux messages électroniques commerciaux.

LIMITES DE COLLECTE ET D'UTILISATION 

La collecte d'informations personnelles par Pettes est limitée à ce qui est nécessaire aux fi indiquées ou clairement sous-entendues au moment de la collecte. Il est possible que Pettes collecte et utilise des informations concernant un membre et/ou un donateur, provenant d'un tiers lorsque la loi l'autorise et avec le consentement du membre et/ou du donateur concerné dans tous les autres cas.

Par exemple, dans le contexte de la collecte de fonds ou de la participation à des événements ou activités de collecte de fonds, Pettes est susceptible de demander et de collecter les informations suivantes lors de la création d'un dossier ou du traitement d'un service :

• Prénom et nom de famille ;
• Adresse civique ;
• Adresse courriel ;
• Numéro de téléphone ;
• Préférence de langue ;
• Année de naissance des mineurs.

Si un membre et/ou un donateur utilise une carte de crédit pour effectuer un achat ou un don via le site Web de Pettes, aucune information relative à cette carte de crédit n'est collectée par Pettes sur ses serveurs. Le paiement des achats en ligne ou des dons est traité et administré par les solutions bancaires d'un fournisseur tiers, directement sur son site Web. Si le numéro de carte de crédit est recueilli sur un formulaire papier, Pettes s'engage à détruire les informations relatives au numéro de carte de crédit une fois la procédure administrative terminée. À aucun moment ces informations ne seront utilisées, communiquées à des tiers ou autrement divulguées sans le consentement de la personne concernée, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.

MOYENS DE COLLECTE DES INFORMATIONS 

Pettes peut collecter des informations personnelles de diverses manières, notamment, mais sans s'y limiter :

• En personne à la bibliothèque, ou dans le cadre d'événements de collecte de fonds ou dans d'autres circonstances où l'interaction entre un membre et/ou un donateur de Pettes le nécessite ;
• Par téléphone ;
• Via le site Web de Pettes et ses logiciels associés ;
• En répondant à une demande postale ;

COMMUNICATION D'INFORMATIONS PERSONELLES 

L'accès aux informations est limité aux employés et aux administrateurs de Pettes désignés à cette fin, et ce, uniquement dans l'exercice de leurs fonctions.

En aucun cas, nous ne vendrons, ne partagerons, ni ne louerons ces informations à des tiers. Pettes ne communique en aucun cas des informations personnelles à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf avec le consentement de la personne concernée ou selon ce que la loi exige ou permet.

Chaque employé, administrateur, bénévole ou membre travaillant au sein des comités du conseil d'administration de Pettes s'engage à respecter les informations personnelles collectées par Pettes. De plus, ces personnes s'engagent à préserver la confidentialité des informations spécifiques aux activités de Pettes, à ne pas en divulguer le contenu, à ne pas les utiliser à des fins personnelles ou au bénéfice d'autres personnes. Cet engagement existe dès l'entrée en fonction de l'employé, de l'administrateur ou du bénévole et se poursuit indéfiniment.

Pettes peut partager des informations personnelles avec des partenaires ou des fournisseurs de confiance agissants en tant que sous-traitants pour autoriser toute transaction en ligne via le site de dons (dons) effectuée par carte de crédit via un fournisseur de paiement ou pour remplir tout autre objectif mentionné dans cette politique et tout autre objectif que Pettes indique, au plus tard au moment où les informations seront collectées.

Pettes s'engage à exiger des engagements de confidentialité de ces tiers au moins aussi stricts que ceux prévus dans cette politique, y compris des contrôles et des mesures visant à protéger la confidentialité, la sécurité et l'intégrité des informations qu'ils détiennent au nom de Pettes, et à éviter le vol, la perte, la divulgation ou l'accès non autorisé aux informations personnelles.

Malgré ce qui précède, aucun moyen de transmission ou de stockage électronique d'informations personnelles ne garantit une sécurité infaillible et Pettes ne peut donc garantir l'absence d'atteinte à la confidentialité, à l'intégrité et à la disponibilité de celles-ci.

SIGNALEMENT ET ENREGISTREMENT DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ 

Dans le cas où, malgré les efforts pour protéger les informations personnelles, un incident impliquant ces informations survient, Pettes s'efforcera de prendre des mesures dès que l'incident sera constaté :

1. Collecte des informations concernant l'incident, qui seront ensuite enregistrées dans le registre des incidents de confidentialité, notamment : les informations personnelles concernées, les circonstances, la période (ou la date) de l'incident, la date à laquelle l'incident a été constaté, le nombre de personnes ciblées ;
2. Évaluation de la situation pour déterminer s'il y a un préjudice et de quel type il s'agit ;
3. Notification aux personnes concernées par l'incident, accompagnée d'une description des mesures prises par l'organisation et du nom de la personne responsable des informations personnelles de Pettes ;
4. Mise en œuvre des mesures décrites pour les personnes touchées par l'incident ;
5. Un rapport est ensuite établi au président du conseil d'administration de Pettes et aux autres autorités requises.

ACCÈS 

Sous réserve des lois applicables et à la réception d'une demande écrite d'une personne concernée et après vérification de son identité, Pettes informera le membre et/ou le donateur s'il dispose d'informations personnelles les concernant et communiquera ces informations.

Pettes peut refuser à une personne l'accès à ses informations conformément aux lois applicables, auquel cas elle donnera des raisons pour son refus.

RECTIFICATION ET MISE À JOUR DES INFORMATIONS PERSONNELLES 

Pettes fait des efforts raisonnables pour s'assurer que les informations personnelles collectées soient aussi précises et complètes que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont utilisées. Un membre et/ou un donateur peut demander une rectification ou une mise à jour auprès du directeur de Pettes ou d'un employé.

PLAINTES 

Un membre et/ou un donateur concernant lequel Pettes détient des informations personnelles peut porter plainte contre le non-respect de cette politique en écrivant au directeur de Pettes. Si une personne n'est pas satisfaite de la réponse de Pettes à une plainte, ou de la politique, et des pratiques de Pettes en matière de traitement des informations personnelles, elle peut porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec sur le site web du Commissaire à www.cai.gouv.qc.ca

UTILISATION DE TÉMOINS (appelés COOKIES) ET DE GOOGLE ANALYTICS 

Les témoins, couramment appelés cookies, sont de petits fichiers envoyés à votre navigateur depuis un serveur web et enregistrés sur votre ordinateur. Ils sont anonymes et ne sont en aucun cas utilisés pour collecter des informations personnelles, mais uniquement à des fins de connexion, de livraison et d'amélioration des services. Ils vous permettent d'identifier votre navigation logicielle d'une visite à l'autre et d'une page à l'autre au sein d'une session pour faciliter votre accès et votre navigation sur le site Web. Ces témoins pourraient être utilisés sur le site Web de Pettes. Vous pouvez configurer votre navigateur à tout moment pour empêcher l'utilisation des témoins. Cependant, cette action peut priver certaines fonctions et fonctionnalités offertes sur le site Web.

De plus, Pettes utilise Google Analytics, un outil de mesure de l'audience web. Pettes n'utilise pas les informations collectées pour surveiller et/ou collecter des données sur des membres et/ou des donateurs spécifiques. Pettes collecte des informations comme suit :

• Le nombre total d'utilisateurs sur le site Web ;
• Les utilisateurs globaux par date, heure, durée et visites répétées ;
• Les liens globaux consultés ;
• Le type global de systèmes d'exploitation et de langues utilisés ;
• Les utilisateurs globaux par emplacement géographique.

Ces informations sont utilisées pour produire des statistiques et des rapports sur la navigation sur le site Web, ce qui permet d'offrir des services adaptés aux utilisateurs. Un utilisateur peut configurer son navigateur pour éviter l'enregistrement des témoins et empêcher que ces informations de navigation soient enregistrées en installant un logiciel sur son ordinateur. Module complémentaire de navigateur pour refuser Google Analytics.

LIENS VERS DES SITES WEB TIERS 

Pour votre commodité, le site Web de Pettes propose des liens vers des sites ou des parties de sites tiers. Lorsque vous cliquez sur un lien et quittez le site Web de Pettes, les informations échangées à partir de ce moment ne sont plus soumises à cette politique de confidentialité, mais à celle du site externe, le cas échéant. Pettes n'a aucun contrôle sur le contenu et le fonctionnement de ces sites ou sur leurs pratiques en matière de confidentialité. Par conséquent, toutes les informations personnelles que là-vous transmettez par l'intermédiaire de ces sites sont soumises à la politique de confidentialité de ce dernier. Il vous incombe donc de la lire afin d'assurer la protection des informations qui vous concernent. Pettes n'empêche pas l'accès de ces "tiers" à l'historique de navigation que vous développez sur le Web par le biais de votre utilisation personnelle et de vos interactions en ligne.

INSCRIPTION À LA LISTE DE DIFFUSION DU BULLETIN DE PETTES

En plus du contenu informatif du site Web, nous vous offrons la possibilité de recevoir électriquement des messages contenant des informations et des actualités de Pettes. Les renseignements personnels que vous fournissez à cette fin dans le formulaire d'inscription de l'adresse électronique sont utilisés pour vous envoyer les informations les plus pertinentes et les plus opportunes. Ces informations ne sont pas utilisées à d'autres fins. Toute personne préférant ne plus recevoir ce type de communication aura la possibilité d'exercer son droit d'exclusion en se "désabonnant" à l'aide du lien fourni dans chaque communication électronique.

POUR TOUTES VOS QUESTIONS 

Pour toute question, commentaire ou réclamation concernant cette politique ou nos pratiques de protection des renseignements personnels, ou pour exercer vos droits relatifs à ces derniers, nous vous invitons à contacter Pettes à l'adresse suivante :

Bibliothèque Commémorative Pettes

276, chemin Knowlton, Lac-Brome QC J0E 1V0 

450 243-6128 | www.pettes.ca 

À l'attention de : Jana Valasek 

Directrice, Bibliothèque Commémorative Pettes